Un représentant officiel de l'URSI doit être choisi pour chaque réunion qui est soutenue par l'URSI. Sa tâche principale est de mettre l'expertise de la commission commanditaire à la disposition des organisateurs. Il doit être une personne qui est assurée de participer à la conférence (ses dépenses ne peuvent pas être couvertes par URSI). Lui ou elle est choisi par le président de la Commission commanditaire.
Un compte rendu approprié sur la réunion - de 2 à 4 pages - doit être envoyé au secrétariat de l'URSI peu de temps après la fin de la conférence par le représentant de l'URSI. Ce rapport sera édité dans le "Radio Science Bulletin", faisant une publicité libre (et significative) à la réunion, point particulièrement important si celle-ci fait partie d'une série. Un exemple d'un tel rapport peut être trouvé dans le numéro de septembre 2003 du Radio Science Bulletin aux pages 55-56.
Le rapport doit contenir l'information suivante :