En contemplant le patronage de l'URSI, les organisateurs des réunions devraient contacter le secrétariat de l'URSI ou la chaise appropriée de la Commission pour obtenir les documents essentiels, tels que le formulaire de demande et l'ensemble de règles d'ICSU pour la libre circulation des scientifiques.
(1) complètez le formulaire de demande, choisissant un des modes (A, B ou C) décrit dans l'annexe. Des détails additionnels devraient être fournis si l'aide financière est demandée (modes B et C) ;
(2) le conseil de la chaise appropriée de la Commission sera cherché par le secrétariat. Notez que la décision finale est prise par le conseil (à une assemblée générale) ou par le bureau (entre des assemblées). L'approbation dépend d'un ensemble de conditions, comme :
Si la réunion est co-commanditée par URSI, nous devrions nous assurer que les URSI Radioscientists reçoivent les mêmes honoraires réduits que les membres des autres organisations commanditaires.
Si la réunion est organisée seulement par URSI, sans participation d'autres organisations, honoraires d'enregistrement pour les personnes qui ne sont pas URSI Radioscientists devrait être augmenté par 30 euros. Après la réunion les organisateurs doivent envoyer la liste avec des noms et des adresses de ces personnes et les 30 euros par personne au secrétariat de l'URSI. Ces nouveaux URSI Radioscientists recevront le Radio Science Bulletin jusqu'à la prochaine assemblée générale ordinaire.
Le patronage nécessite quelques engagements, qui sont salutaires à l'URSI et aux organisateurs de réunion :
(1) le patronage de l'URSI doit être mentionné dans les divers documents favorisant la réunion. Des logos de l'URSI sont envoyés aux organisateurs, pour être utilisé en même temps que la littérature de réunion. Une telle utilisation est vraiment souhaitable, parce qu'un des avantages que l'ursi fournit est la "bénédiction" que notre union donne à la réunion ; l'aspect du logo rend cette "bénédiction" évidente.
(2) un représentant de l'URSI doit être choisi. Sa tâche principale est de mettre l'expertise de la Commission commanditaire de l'URSI à la disposition des organisateurs. Elle devrait être quelqu'un qui suivrait la conférence de toute façon (ses dépenses ne peuvent pas être payés par l'URSI). Il est choisi par la chaise de la Commission commanditaire.
(3) des détails sur la réunion - telle que la date de limite pour la soumission des résumés - doivent être communiqués suffisamment tôt au secrétariat pour permettre la publication dans "le Radio Science Bulletin" dans un stade précoce. Pour assurer un écoulement efficace d'information, envoyez svp les copies du programme scientifique et des diverses annonces au secrétariat.
On l'apprécierait si les textes signifiés pour l'insertion dans "le Radio Science Bulletin" pourraient être envoyé par email (adresse E-mail : rsb@ursi.org ) ou par disquette au secrétariat. Veuillez joindre une copie de votre texte pour la comparaison.
(1) un compte rendu approprié sur la réunion - 2 à 4 pages longues - doit être envoyé au secrétariat peu de temps après la fin de la conférence. Ce rapport sera édité dans "The Radio Science Bulletin", fournissant la publicité libre (et significative) à la réunion, un point particulièrement important si le dernier fait partie d'une série.
(2) une copie des rapports - s'ils sont imprimés - devrait être envoyé au secrétariat, ainsi que des instructions claires pour commander les copies additionnelles. Cette information sera éditée dans "le Radio Science Bulletin".
(3) si de jeunes scientifiques ont été soutenus, leur nom, adresse et affiliation devraient être donnés au secrétariat. Le dernier a une liste complète des jeunes scientifiques qui ont eu notre appui depuis 1981. Un index si cumulatif est d'importance décisive dans nos efforts d'obtenir l'aide financière des sources telles qu'icsu ou UNESCO.
(4) un rapport financier approprié devrait être rédigé dans le cas du patronage de B et de C.
Les points (1), (2) et (3) sont typiquement la responsabilité du représentant de l'URSI.
Afin de favoriser les objectifs scientifiques de l'union, l'URSI peut commanditer des réunions scientifiques de deux sortes :
(a) les réunions URSI-produites, qui sont organisées par les organismes officiels de l'URSI (les commissions, comités scientifiques, groupes de travail), peut-être avec d'autres corps comme co-commanditaire; elles devraient être en particulier encouragées.
Les propositions faites par comités membres recevront également la considération quand le caractère international de la réunion est dûment établies.
(b) Réunions qui sont organisées par les corps scientifiques en dehors de l'union. Une condition nécessaire pour que l'ursi soit mentionné comme un commanditaire ou un co-commanditaire est que l'union devrait être en juste proportion représentée dans la préparation de la réunion.
On peut accorder le patronage de l'URSI selon trois modes :
Mode A
: URSI accepte d'être explicitement mentionné comme un commanditaire ou un co-commanditaire. On accorde ce genre d'appui moral seulement si le caractère international et la valeur scientifique de la réunion est assuré. Aucun engagement financier n'est impliqué, mais URSI soutiendra la réunion en lui donnant de la publicité dans "The Radio Science Bulletin".Mode B
: URSI accorde une somme fixe et sans conditions. Ce type d'aide financière est strictement limité pour couvrir des dépenses de jeunes scientifiques, d'orateurs principaux, ou d'autres scientifiques qui ont besoin d'aide financière. Le soutien de ces personnes est typiquement EUR 500, il peut être augmenté à EUR 1000, mais seulement dans des circonstances spéciales. Il ne peut être employé pour absorber des dépenses générales, en particulier pour des réunions des comités d'organisation et de programme. Des reçus des bénéficiaires sont exigés. Les argents de soutien seront payés, directement aux bénéficiaires, ou par le Comité d'organisation, qui prendra alors soin des paiements aux individus.Mode C
: URSI accorde une somme qui doit être considérée comme prêt. Cette somme peut typiquement être employée pour couvrir des dépenses préparatoires. Elle peut être combinée avec une somme fixe additionnelle et sans conditions à employer selon le mode B.URSI ne sera pas financièrement responsable pour un événement avec un déficit potentiel. Des garanties au sujet de la santé financière sont prises par la participation d'un représentant désigné de l'URSI sur le Comité financier ou d'organisation de la réunion. On accordera l'aide financière sous le mode C seulement si le budget prouve que le prêt sera remboursé à l'URSI. L'union devrait être en juste proportion associée aux bénéfices éventuels. De toute façon, l'union ne sera pas responsable des pertes excédant le prêt accordé sous le mode C. Un rapport financier final après la réunion est prévu.
Rapport de l'ICSU sur la liberté dans la conduite de la Science
Formulaires de demande pour le patronage de l'URSI :