En envisageant le soutien de l'URSI, les organisateurs de réunions doivent contacter le secrétariat de l'URSI ou le président de la Commission appropriée afin d'obtenir les documents essentiels, tels que le formulaire de demande et l'ensemble de règles d'ICSU pour la libre circulation des scientifiques.
(1) Complètez le formulaire de demande en choisissant un des modes (A, B ou C) décrits dans l'annexe. Des détails additionnels doivent être fournis si une aide financière est demandée (modes B et C) ;
(2) Le secrétariat demande l'avis du président de la commission appropriée. Noter que la décision finale est prise par le conseil (lors d'une assemblée générale) ou par le bureau (entre deux assemblées). L'approbation dépend d'un ensemble de conditions, telles que :
Si la réunion est co-commanditée par l'URSI, il est nécessaire que les 'URSI Radioscientists' bénéficient des mêmes frais d'inscription réduits que les membres des autres organisations commanditaires.
Si la réunion est organisée seulement par l'URSI, sans participation d'autres organisations, les frais d'inscription pour les personnes qui ne sont pas 'URSI Radioscientists' doivent être augmentés de 30 euros. Après la réunion, les organisateurs doivent envoyer la liste de ces personnes avec les noms et les adresses et les 30 euros par personne au secrétariat de l'URSI. Ces nouveaux 'URSI Radioscientists' recevront le Radio Science Bulletin jusqu'à l' assemblée générale ordinaire.
Le soutien de l'URSI nécessite quelques engagements, qui bénéficient à l'URSI et aux organisateurs de la réunion :
(1) le soutien de l'URSI doit être mentionné dans les divers documents. Des logos de l'URSI sont envoyés aux organisateurs, pour être utilisés en même temps que la littérature de la réunion. Cette utilisationi est vraiment souhaitable, l'un des avantages que l'URSI fournit étant sa "bénédiction" ; l'utilisation du logo rend cette "bénédiction" évidente.
(2) un représentant de l'URSI doit être choisi. Sa tâche principale est de mettre l'expertise de la Commission commanditaire à la disposition des organisateurs. Cette personne doit être quelqu'un qui participe à la conférence (ses dépenses ne peuvent pas être payés par l'URSI). Il est choisi par le président de la Commission commanditaire.
(3) des détails sur la réunion - telle que la date de limite pour la soumission des résumés - doivent être communiqués suffisamment tôt au secrétariat pour permettre la publication dans le "Radio Science Bulletin" à un stade précoce. Pour assurer une diffusion efficace de l'information, envoyez svp les copies du programme scientifique et des diverses annonces au secrétariat.
Les textes destinés à être insérés dans le "Radio Science Bulletin" pourront être envoyés de préférence par courriel (adresse: ursi@intec.ugent.be) ou par disquette au secrétariat. Veuillez joindre une copie de votre texte pour comparaison.
(1) un compte rendu de la réunion - de 2 à 4 pages - doit être envoyé au secrétariat peu de temps après la fin de la conférence. Ce rapport sera édité dans le "Radio Science Bulletin", faisant ainsi une publicité libre (et significative) à la réunion, point particulièrement important si celle-ci fait partie d'une série.
(2) une copie des rapports - s'ils sont imprimés - devra être envoyée au secrétariat, ainsi que les instructions claires pour commander des copies additionnelles. Cette information sera éditée dans le "Radio Science Bulletin".
(3) si des jeunes scientifiques ont été soutenus, leurs noms, adresses et affiliations doivent être donnés au secrétariat. Ce dernier a une liste complète des jeunes scientifiques qui ont eu notre appui depuis 1981. Un tel index cumulatif est d'une importance décisive dans nos efforts pour obtenir l'aide financière des sources telles que l'ICSU ou l'UNESCO.
(4) un rapport financier approprié doit être rédigé dans le cas du soutien en modes B ou C.
Les points (1), (2) et (3) sont typiquement de la responsabilité du représentant de l'URSI.
Afin de favoriser les objectifs scientifiques de l'union, l'URSI peut commanditer des réunions scientifiques de deux sortes :
(a) les réunions qui sont organisées par les organismes officiels de l'URSI (les commissions, comités scientifiques, groupes de travail), éventuellement avec d'autres co-commanditaires; elles doivent être particulièrement encouragées.
Les propositions faites par les comités membres seront également prises en considération quand le caractère international de la réunion est dûment établie.
(b) les réunions qui sont organisées par des organisations scientifiques en dehors de l'union. Une condition nécessaire pour que l'URSI soit mentionné comme un commanditaire ou un co-commanditaire est que l'union doit être représentée en juste proportion dans la préparation de la réunion.
Le soutien de l'URSI peut être accordé selon trois modes :
Mode A : L'URSI accepte d'être explicitement mentionné comme commanditaire ou co-commanditaire. On accorde ce genre d'appui moral seulement si le caractère international et la valeur scientifique de la réunion est assuré. Aucun engagement financier n'est impliqué, mais l'URSI soutiendra la réunion en lui donnant de la publicité dans le "Radio Science Bulletin".
Mode B : L'URSI accorde une somme fixe et sans conditions. Ce type d'aide financière est strictement limité pour couvrir les dépenses de jeunes scientifiques, d'orateurs principaux, ou d'autres scientifiques qui ont besoin d'aide financière. Le soutien de ces personnes est typiquement 500 euro . Il peut être augmenté à 1000 euro , mais seulement dans des circonstances particulières. Il ne peut être employé pour absorber des dépenses générales, en particulier pour les réunions des comités d'organisation et de programme. Des reçus des bénéficiaires sont exigés. Les sommes sont payées soit directement aux bénéficiaires, soit au comité d'organisation, qui prendra alors soin des paiements aux individus.
Mode C : L'URSI accorde une somme qui doit être considérée comme prêt. Cette somme peut typiquement être employée pour couvrir des dépenses préparatoires. Elle peut être combinée avec une somme fixe additionnelle et sans conditions à employer selon le mode B.
L'URSI ne sera pas financièrement responsable d'un déficit potentiel. Des garanties au sujet de la santé financière sont prises par la participation d'un représentant désigné de l'URSI au c omité financier ou d'organisation de la réunion. L'aide financière en mode C ne sera accordée que si le budget prouve que le prêt sera remboursé à l'URSI. L'union devra être associée aux bénéfices éventuels en juste proportion. De toute façon, l'union ne sera pas responsable des pertes excédant le prêt accordé en mode C. Un rapport financier final doit être remis après la réunion.
Rapport de l'ICSU sur la liberté dans la conduite de la Science
Formulaires de demande pour le patronage de l'URSI :